SevenHills о событийном туризме в России: как отелям подготовиться к наплыву гостей на мероприятия

Источник: freepik.com

Растущий интерес к событийным поездкам стал одним из устойчивых трендов туристического рынка
России. Масштабные спортивные соревнования, культурные фестивали, деловые выставки и форумы формируют новые волны внутреннего туризма и меняют привычную структуру спроса.

Опыт работы Seven Hills показывает: успешная работа с такими гостями требует отдельного подхода и тщательной подготовки. Разберём, какие шаги позволяют отелям эффективно встречать наплыв туристов в дни крупных мероприятий.

Планирование и тарифная стратегия

Опережающее планирование становится основой эффективной загрузки гостиницы.
Анализ ежегодного календаря событий — городских фестивалей, спортивных стартов, международных форумов — позволяет прогнозировать пиковые даты задолго до начала активной фазы бронирования.

Для подготовки важно учитывать не только дату мероприятия, но и возможное увеличение спроса за несколько дней до и после события: гости приезжают заранее или остаются на дополнительный отдых.

Работа с прогнозами спроса позволяет корректно выстраивать ценовую политику, планировать ресурсное обеспечение и предотвращать перегрузку служб отеля.

Источник: freepik.com

Мероприятия с высокой посещаемостью объективно приводят к росту спроса на размещение. Однако повышение цен должно быть сбалансированным и прозрачным.

При подготовке отель должен:
— заранее устанавливать специальные тарифы на даты событий;
— чётко прописывать условия бронирования и отмены, чтобы избежать недовольства гостей;
— предлагать пакеты услуг, которые учитывают потребности конкретной аудитории (например, питание ранним утром для участников марафона).

Грамотная ценовая политика укрепляет доверие клиентов и повышает эффективность продаж.

Операционная готовность и сервисные процессы

Источник: freepik.com

Наплыв гостей в период событий требует перестройки привычной работы всех подразделений гостиницы.

Ключевые задачи:
— перераспределение персонала для ускорения процессов заселения и выезда;
— усиление службы уборки и технической поддержки;
— расширение зоны ожидания при повышенной загрузке ресепшен.

Дополнительное внимание стоит уделить скорости обслуживания и вежливости персонала: во время массовых мероприятий уровень стресса у гостей может быть выше обычного.

Эффективная внутренняя координация становится определяющим фактором успешной работы

Источник: freepik.com

Чёткая и своевременная коммуникация с гостями до, во время и после заезда особенно важна в дни массовых мероприятий.

Необходимо заранее информировать клиентов о:
— времени и правилах заселения и выезда;
— особенностях проезда к отелю (перекрытия улиц, изменение маршрутов транспорта);
— дополнительных сервисах, доступных в период события (трансфер, завтраки на вынос, поздние ужины).

Информирование может осуществляться через электронную почту, мессенджеры, уведомления в приложениях отеля.

Качественная коммуникация снижает количество оперативных вопросов и повышает уровень удовлетворённости гостей.

Специализированные услуги в период мероприятий

Источник: freepik.com

Гостиница, которая предлагает услуги, учитывающие специфику мероприятия, получает дополнительное конкурентное преимущество.

Практика показывает эффективность таких решений, как:
— организация транспортных шаттлов до места проведения событий;
— поздние завтраки или ранние обеды для участников утренних стартов;
— зона хранения спортивного инвентаря или специальное питание для спортсменов.

Такая забота о гостях воспринимается как проявление высокого уровня сервиса и способствует формированию лояльной клиентской базы.

Управление отзывами и репутацией в период высокой нагрузки

Количество обратной связи в дни крупных мероприятий возрастает. При этом ожидания гостей часто становятся выше обычного.

Отелю важно оперативно:
— отслеживать отзывы на всех площадках бронирования;
— отвечать на обращения в кратчайшие сроки;
— корректировать внутренние процессы при появлении повторяющихся замечаний.

Работа с обратной связью во время событийного периода помогает не только сохранить репутацию, но и выявить слабые места для дальнейшего улучшения сервиса.

Заключение

Событийный туризм формирует особый тип спроса, требующий от отелей гибкости, чёткого планирования и высокой скорости реакции.
Практика SevenHills подтверждает: успешная работа с гостями в дни массовых мероприятий начинается задолго до их приезда — на этапе анализа спроса, подготовки тарифов и организации сервиса.

Продуманная стратегия позволяет не только эффективно справляться с наплывом туристов, но и превращать участие в событийном туризме в устойчивое конкурентное преимущество.