Робота- помощника внедрили в работу образовательного агентства «IQ Consultancy»

Интегратор ИТ-решений «Первый Бит» помог международному образовательному агентству «IQ Consultancy» оптимизировать обработку входящей корреспонденции с применением программных роботов (RPA) и искусственного интеллекта (AI).

Уже за полтора месяца работы внедренный программный робот с искусственным интеллектом обработал почти 700 писем, из которых 330 оказались важными, 210 – неважными, 150 – спамом. В трех письмах был обнаружен скрытый получатель.

Отметим, агентство «IQ Consultancy» помогает студентам из разных стран поступать в сильнейшие школы и вузы мира. На почту компании поступает множество писем — как важных, так и рекламных. Раньше обработкой корреспонденции занимались десять сотрудников. Ежедневно на эту задачу уходило до двух часов рабочего времени. Англоязычные письма менеджеры самостоятельно переводили на русский язык.

Руководители «IQ Consultancy» активно изучали решения для автоматизации бизнес-процессов. После консультации со специалистами ИТ-интегратора «Первый Бит», они узнали о возможностях RPA и начали подбор подходящего процесса для пилотного внедрения. В итоге пилотным проектом стала обработка входящих писем — он обеспечил необходимую функциональность и экономическую эффективность.

Специалистами «Первого Бита» был разработан индивидуальный робот на платформе «PIX RPA», который обеспечивает автоматизированный мониторинг и уведомление о получении значимых писем. Интегрированный AI-сервис берет на себя перевод и суммирование контента, что позволяет сотрудникам оперативно получать ключевую информацию и принимать своевременные решения.

«Интеграция с AI дала клиенту дополнительные преимущества при несущественной разнице в стоимости. По результатам тестирования была выбрана модель GIGAChat, которая продемонстрировала наилучшее качество перевода и суммаризации. Благодаря использованию AI, сотрудники видят пять главных мыслей каждого важного письма, что значительно повышает скорость работы с информацией», – рассказал руководитель отдела BIRPA компании «Первый Бит» Петр Иванищев.

Эксперты рассказали, что для определения важности писем  робот- помощник использует список из 28 контрольных фраз. Дополнительно были учтены и исключены ложные срабатывания на повторяющиеся элементы оформления массовых рассылок.

«Проект показал высокую экономическую эффективность, снизив трудозатраты на обработку писем более чем в десять раз. Использование облачного ИИ-сервиса GIGAChat оказалось очень доступным решением – тесты показали, что в среднем на суммаризацию важного письма уходит всего 1919 токенов, что приблизительно равно 38 копейкам», – рассказала финансовый директор агентства «IQ Consultancy» Ольга Манюкян.

Автоматизация обработки писем в «IQ Consultancy» стала идеальным первым кирпичком для внедрения RPA и AI. Компания осталась довольна результатом и планирует использовать эти же технологии для автоматизации более сложных процессов. Интегратор «Первый Бит» сопровождает «IQ Consultancy» на пути к гиперавтоматизации и максимальной эффективности.